Mein Chef hat folgende Frage: Ich nutze die Outlook-Regeln sehr intensiv. Leider ist jetzt der verfügbare Speicher aufgebraucht.
Welche Möglichkeiten gibt es, dennoch mehr Regeln zu verwenden?
Ich könnte mir folgenden Punkte vorstellen, vielleicht haben Sie eine Idee wie das funktioniert:
1. Ich nutze die Regeln intensiv um in Abhängigkeit von Schlagwörtern im Betreff einer E-Mail Kategorien zuzuweisen. Mit dem vorhandenen Regelassistent muss ich dafür für eingehende Mails und von mir gesendete Mails zwei separate Regeln erstellen. Dies verbraucht sicherlich Speicherplatz. Gibt es eine Möglichkeit, das in eine Regel zu packen, in dem man vorgeben kann, dass eine Regel auf mehrere Ordner – Inbox und Outbox – angewandt wird?
2. Kann man Regel auch in Programmiercode schreiben und damit kompakter arbeiten? Wie?
3. Besteht die Möglichkeit, VBA-Makros zu programmieren, die einmal am Tag zusätzlich zu den Regeln über vorgegebene Ordner laufen und dann Kategorien zuweisen? Wie?
4. Haben Sie noch andere Ideen?
Vielen Dank für Hilfe
Hallo.
Zu Frage 1: Nein, Regeln lassen sich entweder nur auf eingehende oder auf ausgehende E-Mails anwenden.
Zu 2 und 3: Ja, das lässt sich per VBA sicherlich machen. Dazu brauchen Sie jemand, der sich mit VBA für Outlook auskennt, ich kann Ihnen gern jemand empfehlen, der das – allerdings gegen Honorar – übernimmt.
Zu 4: Ich würde die Regeln noch mal durchgehen und schauen, welche davon wirklich gebraucht werden, welche sich kombinieren lassen.
Manche Regeln lassen sich auch ersetzen durch Suchordner oder benutzerdefinierte Ansichten.
Wenn Sie noch 2 Wochen warten können: Für eine der nächsten Ausgaben ist ein Artikel genau zu dem Thema „Was tun, wenn ich zu viele Regeln habe?“ geplant. Den wollte ich in der 1. Novemberwoche schreiben; ich kann ihn Ihnen gern per E-Mail zusenden, sobald er fertig ist. Schreiben Sie mir einfach eine kurze E-Mail an franz.grieser@outlookinside.de, damit ich weiß, wohin ich ihn schicken soll.
Viele Grüße, Franz Grieser
Chefredakteur „Outlook inside“